Pressmeddelandetips

Här kan du få tips och idéer på hur du ska skriva ett pressmeddelande som pressen vill ha det. Tipsen kommer från pr-byrån Westander. www.westander.se

Baserat på en enkel mall kan de flesta lära sig att skriva bra pressmeddelanden. Här följer våra viktigaste tips.

Tips hämtade från PR-Handboken.


Så här gör ni

1. Använd loggan
Placera er logotyp i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet.

2. Datera tydligt
Pressmeddelanden är färskvaror och därför är det viktigt med en tydlig datummärkning. Datera under logotypen, förslagsvis enligt modellen ”Pressmeddelande den 17 september 2006”. Undvik svårtydd digital datering och onödig avsändarort.

3. Rubricera slagkraftigt
Tänk ut en slagkraftig rubrik. Låt er inspireras av medias många gånger fyndiga och intresseväckande sådana. Rubriken ska ange huvudbudskapet, därför är det klokt att skriva den sist.

4. Sammanfatta först
Formulera en ingress på 2-4 rader som sammanfattar hela nyheten. Rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis.

5. Skriv nyhetsmässigt
Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån. Skriv ett par korta kommentarer i citatform. Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra.

6. Länka till bilder
Ange internetadressen till ett bildarkiv med relevanta personer och miljöer. Skriv gärna en bildtext. En bild ökar chansen för att notisen blir en illustrerad artikel.

7. Ange kontaktuppgifter
Infoga kontaktuppgifter till talespersonen och eventuellt andra personer som kan ge ytterligare information. Telefonnummer, e-post och webbadress bör finnas med.

8. Presentera verksamheten
Presentera er verksamhet i sidfoten på 4-6 rader, med mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten.

9. Erbjud exklusivitet
Såvida ni inte är börsnoterade, är det ofta klokt att först erbjuda pressmeddelandet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion. Omedelbart efter publicering bör det i så fall sändas ut till övriga media.

10. Använd e-post
Sänd pressmeddelandet via e-post. Klistra in texten direkt i mejlet och bifoga eventuellt som pdf eller i annat format. Ha uppdaterade och kompletta sändlistor eller anlita en distributionstjänst, till exempel Hugin, NG News, Observer eller Pir.

11. Lägg ut på webben
Lägg ut pressmeddelandet på er webbplats samtidigt som det sänds ut. Mottagarna kan vilja verifiera utskicket eller se era tidigare pressmeddelanden.

12. Var tillgängliga
Se till att kontaktpersonerna vet om att och när pressmeddelandet går ut. Personerna bör vara tillgängliga vid denna tidpunkt. Den som ändå missar ett samtal bör snabbt ringa tillbaka till journalisten.

13. Förbered frågor & svar
Gör en sammanställning över de frågor som en journalist kan tänkas ställa och skriv ned kortfattade och tydliga svar på dessa frågor. Varje svar ska kunna förstås av en läsare även om denne inte har läst frågan. Läs mer om förberedelser för journalistsamtal under ”20 tips för journalistsamtal”.

14. Kom ihåg regionala och lokala media
Även samhällsaktörer som främst är aktiva på riksplanet bör skicka pressmeddelanden till regionala och lokala medier med särskilt framtagen statistik. Med länets eller kommunens namn i rubriken och ingressen ökar chansen till publicering väsentligt.
Några fallgropar

15. Ingen avhandling
Skriv inte mer än en A4-sida. Ju längre text desto större risk att redaktionen slänger pressmeddelandet.

16. Inga smånyheter
Presentera inte flera små nyheter i ett och samma pressmeddelande. Det gör huvudbudskapet otydligt. Två nyheter redovisas i två olika pressmeddelanden.

17. Ingen reklamtext
Använd inte förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna. En text som inte behöver skrivas om helt och hållet blir lättare publicerad.

18. Inget fikonspråk
Undvik intern jargong och använd inte fackuttryck och förkortningar. Var aldrig ensam om att korrekturläsa texten och testa gärna läsbarheten på någon utomstående.

19. Inga sena utskick
Skicka inte pressmeddelandet på eftermiddagen – då är de flesta reportrar upptagna. Om ni inte hinner skicka det på morgonen eller tidig förmiddag är det bättre att vänta en dag, om det låter sig göras.

20. Inget krängande
Ring inte mottagaren och fråga om pressmeddelandet har kommit fram. Ring hellre redaktionen i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten.