Tips för journalistsamtal

Det är framför allt via det personliga samtalet ni kan etablera relationer till journalister som är intresserade av era ämnesområden. Tacka därför bara i undantagsfall nej till en intervjuförfrågan.

Tveka inte heller att själv ringa upp en journalist och föreslå att träffas – media ger utrymme åt de aktörer som är bra på att presentera sig och journalisterna är tacksamma om de får hjälp att presentera ett begripligt budskap. På så sätt blir ni en part, som kontaktas av media.

Tips hämtade från PR-Handboken.


När journalisten ringer

1. Anteckna direkt
Ta reda på journalistens namn, varifrån hon/han ringer och vilka frågor journalisten vill ha svar på.

2. Är du rätt person?
Fundera över vem som är bäst lämpad att svara utifrån sammanhanget. En expert kan bli fackidioten som inte uttrycker sig tillräckligt enkelt för allmänmedia, medan ordförande eller vd kanske saknar den detaljkunskap
som fackmedia kräver.

3. Be att få återkomma
Om du känner dig osäker bör du be att få återkomma inom 15 minuter. Det ger dig tid att samla tankarna, diskutera saken med någon kollega och kanske ta fram bakgrundsfakta. Var noga med att alltid ringa tillbaka inom utlovad tid.

Inför en bokad intervju

4. Tänk igenom målgruppen
Med intervjun vill du nå exempelvis beslutsfattare, kunder, anställda, medlemmar eller aktieägare. ”En bred allmänhet” är vanligen inte en tillräckligt god målgruppsdefinition – och journalisten är aldrig målgruppen.

5. Bestäm vad du vill säga
Skriv gärna upp stolpar över vad du vill få sagt. Vilka är dina huvudbudskap? Hur formuleras de på ett slagkraftigt sätt, som inte kan misstolkas? Du bör ha maximalt tre budskap.

6. Gör en testintervju
Låt en kollega eller bekant genomföra en ”låtsasintervju”. Välj någon som kan och vågar ställa de svåra frågorna, så att du är väl förberedd när det är dags.

7. Välj en lämplig plats
Att vara ”ute i verkligheten” kan ge en helt annan bild än att träffas på kontoret. Ha en bra bakgrund för bilder om en fotograf kommer.

Under intervjun

8. Ha med en observatör
Överväg gärna att ha med någon, som i stort sett sitter tyst, vid intervjun. Efteråt kan personen ge dig återkoppling om vad du gjorde bra och vad som kan göras ännu bättre till nästa gång.

9. Bli inte ett ”intervjuoffer”
Ställ den första frågan själv, så hjälper du både journalisten och dig själv att skapa en bra samtalston.

10. Överskatta inte journalistens förkunskaper
Du kan nästan alltid mer om ämnet än vad journalisten kan. Därför bör du för säkerhets skull förklara resonemang som kan misstolkas och kontrollera att hon/han hänger med.

11. Formulera dig nyhetsmässigt
Börja alltid med huvudbudskapet. Krydda ett enkelt och begripligt språk med konkreta exempel.

12. Undvik att säga ”inga kommentarer”
Frasen ”inga kommentarer” väcker misstro och lust att forska vidare. Förklara i stället varför du inte kan svara, eller be att få återkomma.

13. Prata inte ”off the record”
Säg bara det du kan stå för. En öppen dialog som tål dagsljus vinner i längden.

14. Tala sanning, spekulera inte
En lögn upptäcks ofta, liksom en felaktig spekulation. Prata bara om det du känner till och är säker på. Var inte rädd att svara ”jag vet inte”.

15. Ta om i bandad intervju
Be att få göra en ny tagning om du är missnöjd med ett svar du gett i en bandad intervju för radio eller tv. Detta önskemål brukar respekteras, såvida du inte är en makthavare som har försagt dig.

Efter intervjun

16. Slappna inte av för tidigt
Intervjun är inte över förrän du och journalisten skiljs åt, även om till exempel bandspelaren är avstängd. Det sista intrycket är lika viktigt som det första.

17. Diskutera uppföljning direkt
Börja sälja in nästa nyhetstips innan ni skiljs åt, till exempel genom att berätta för journalisten att ni snart presenterar en ny rapport eller har en annan ny aktivitet på gång.

18. Be att få läsa citat
Du har rätt att få läsa de citat som en skrivande journalist tänker använda. Utnyttja den möjligheten om det känns befogat, men formulera det som ett erbjudande snarare än som ett krav.

19. Ge gärna positiv återkoppling
Om artikeln/reportaget blev bra: Skicka ett e-postmeddelande och berätta vad du tycker. Passa samtidigt på att tipsa om uppföljningsmöjligheter.

20. Undvik negativ återkoppling
Om artikeln innehöll sakfel eller vinklades till er nackdel: Låt någon utomstående bedöma om det är värt att påtala detta för journalisten. Oftast är skadan mindre än vi själva bedömer.